7 lỗi thường gặp khiến thông báo ZNS của bạn bị từ chối

ZNS (Zalo Notification Service) hiện nay được xem là một trong những công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tiếp cận và tương tác với khách hàng hiệu quả.

Tuy nhiên, nếu thông báo ZNS của bạn thường xuyên bị từ chối sẽ làm chậm tiến độ gửi và ảnh hướng đến hiệu quả kinh doanh. Vậy đâu là những sai lầm thường gặp khiến thông báo ZNS không được duyệt?

Nội dung không phù hợp với mục đích gửi

Khi tạo mẫu ZNS, thiết lập “điều kiện gửi tin” là bước bạn cung cấp thông tin về mục đích gửi thông báo đến người nhận thông qua số điện thoại. Đây là điều kiện để Zalo đảm bảo quyền lợi và sự an toàn của người dùng khi giao tiếp với doanh nghiệp qua kênh Zalo Official Account.

Do vậy, khi nội dung ZNS của bạn không phù hợp với mục đích gửi đã thiết lập sẽ bị Zalo từ chối. Ví dụ, bạn chọn mục đích gửi là “Xác nhận/Cập nhật thông tin giao dịch” nhưng nội dung lại là quảng cáo sản phẩm mới hay khuyến mãi thì thông báo ZNS không được duyệt vì sai mục đích.

Để nắm rõ hơn về cách thiết lập mục đích gửi tin và tránh những sai sót không đáng có, bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây.

Gửi thông báo ZNS đến đối tượng chưa từng giao dịch với doanh nghiệp

Zalo ZNS là dịch vụ thông báo dành cho doanh nghiệp gửi đến khách hàng đã có tương tác trước đó, nhằm mục đích cập nhật thông tin liên quan đến giao dịch, chăm sóc khách hàng hoặc gửi thông báo về các chương trình hậu mãi của doanh nghiệp.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp gửi thông báo ZNS đến những người chưa từng mua hàng, chưa từng sử dụng sản phẩm, dịch vụ hoặc đăng ký nhận thông tin từ doanh nghiệp, thì thông báo đó sẽ không được Zalo duyệt. Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi cho người dùng, tránh việc họ nhận được những thông tin không mong muốn hoặc không liên quan.

Do vậy, trước khi gửi thông báo ZNS, doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng người nhận đã từng có giao dịch trước đó. Đồng thời, nên phân khúc khách hàng dựa trên nhu cầu, lịch sử mua hàng,... để gửi tin phù hợp, gia tăng hiệu quả.

Để phân khúc khách hàng tự động hóa dựa trên dữ liệu và gia tăng trải nghiệm khách hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ gửi thông báo ZNS của VietGuys. Hệ thống gửi tin của VietGuys được tích hợp với nền tảng dữ liệu PangoCDP giúp doanh nghiệp phân khúc khách hàng và thiết lập nội dung cá nhân hóa một cách tự động, đo lường theo thời gian thực, mang lại hiệu quả cao cho chiến dịch.

Lỗi văn phong và nội dung

Dưới đây là những lỗi về văn phong và nội dung khiến thông báo ZNS của doanh nghiệp không được duyệt:

• Sai chính tả.
• Viết tắt.
• Lỗi đánh máy.
• Nội dung không đồng nhất, pha trộn nhiều ngôn ngữ khác nhau, ví dụ Anh - Việt.
• Nội dung sử dụng biểu tượng, kí tự đặc biệt.
• Nội dung chèn link hoặc số điện thoại. Link và số điện thoại không được đặt trong nội dung ZNS, mà sẽ được đặt trong nút thao tác (CTA) để khách hàng nhấp vào.
• Nội dung không thể hiện rõ ràng mục đích, gây khó hiểu cho người nhận.
• Sử dụng từ “tin nhắn” thay vì “thông báo” cho mẫu ZNS gửi đến khách hàng là sai quy định của Zalo. Mẫu template ZNS là mẫu template thông báo chăm sóc khách hàng, không sử dụng từ “tin nhắn”. Theo đó, từ ‘tin nhắn” thường được sử dụng trong giao tiếp cá nhân, còn “thông báo” mang tính chính thức và chuyên nghiệp hơn. Ví dụ: Thay vì viết: “Tin nhắn này là để xác nhận đơn hàng của bạn đã được tiếp nhận.” Bạn nên viết: “Thông báo này là để xác nhận đơn hàng của bạn đã được tiếp nhận.”
• Sử dụng các câu chữ, văn phong mang tính chất (hoặc gây hiểu lầm là) mê tín, lừa gạt người dùng, thần thánh hóa sản phẩm/dịch vụ được cung cấp. Ví dụ: tín chủ, thầy pháp, bùa ngải,…
• Văn phong và cách dùng từ không chuyên nghiệp, đồng bộ và cụ thể để diễn giải đúng và chính xác về bối cảnh cũng như mục đích của mẫu template.

Logo không đạt chuẩn

Logo được xem là “biểu tượng thương hiệu”, bao gồm các ký hiệu, hình vẽ đi kèm với tên thương hiệu, được thiết kế theo một kiểu riêng biệt. 

Tuy nhiên, những lỗi về logo sau đây không liên quan đến thiết kế logo của doanh nghiệp, mà là lỗi thường gặp trong cách doanh nghiệp đặt logo vào thông báo ZNS. Cụ thể:

• Vị trí logo: Logo chưa được căn sát lề trái và thẳng hàng với các dòng đầu tiên của nội dung.
• Chất lượng logo: Logo không rõ ràng, không có phiên bản nền trong suốt phù hợp cho cả chế độ nền sáng (Light Mode) và nền tối (Dark Mode). Logo bị lỗi lem, loang lổ nền, hoặc bị bẹp.
• Kích thước: Bị chênh lệch so với tiêu chuẩn kích thước của Zalo.

• Tỉ lệ logo: Logo ở chế độ Light Mode và Dark Mode không có tỉ lệ và kích thước tương đương nhau.
• Quyền sử dụng logo: Logo không trùng tên với OA (Official Account) của doanh nghiệp. Trường hợp khác là doanh nghiệp không sở hữu hoặc không có quyền sử dụng logo đó, cũng bị xem là sử dụng logo sai quy định.

Đối với các trường hợp logo không khớp với tên OA​, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin giấy phép thể hiện OA sở hữu/được ủy quyền sử dụng logo qua mục ghi chú để được Zalo xét duyệt, bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu do Cục Sở Hữu Trí Tuệ cấp​.
• Giấy ủy quyền từ doanh nghiệp sở hữu logo cho phép doanh nghiệp/HKD đăng ký OA sử dụng logo này (có chữ ký và dấu mộc của doanh nghiệp sở hữu logo)​.
• Hợp đồng doanh nghiệp sở hữu logo cho phép doanh nghiệp/HKD đăng ký OA được phép sử dụng logo này (có dấu mộc của 2 bên)​.
• Giấy chứng nhận tác giả của doanh nghiệp/HKD đăng ký OA.

Lỗi tham số (lỗi trong cách sử dụng các biến trong nội dung ZNS)

Dưới đây là các lỗi tham số trong nội dung ZNS khiến thông báo của bạn bị từ chối:

• Tham số không được đặt trong dấu ngoặc nhọn “<” “>”.
• Mỗi từ trong tham số không được ngăn cách nhau bằng dấu gạch dưới (_).
• Đặt tham số có dấu, sử dụng dấu cách, dấu gạch nối.
• Sử dụng các cụm từ xưng hô như “anh/chị” thay vì biến giới tính (danh_xung) hoặc các từ trung tính, ví dụ: bạn, quý khách, khách hàng, hội viên, nhân viên...
• Thiếu tiền tố (ví dụ: “Mã đơn hàng: ”, “Tổng tiền: ”) để làm rõ thông tin của từng tham số trong nội dung tin nhắn. Ví dụ: Cảm ơn quý khách có mã hội viên <member_code>

Để khắc phục, doanh nghiệp cần điều chỉnh lại cách sử dụng tham số trong thông báo ZNS theo đúng quy định của Zalo. Khi đăng ký dịch vụ gửi thông báo ZNS qua VietGuys bạn sẽ luôn được nhân viên hỗ trợ nhắc nhở và kiểm tra chi tiết từng tham số này trước khi gửi đến phía Zalo, giúp bạn đảm bảo tiến độ và chất lượng thông báo ZNS.

Lỗi nút thao tác (CTA)

Lỗi nút thao tác (CTA) trong thông báo ZNS thường bao gồm các vấn đề sau:

• Doanh nghiệp sử dụng link rút gọn (bitly, onelink,…) hoặc các link bị cảnh báo truy cập.
• Doanh nghiệp dùng các link không khả dụng, không truy cập được, bị lỗi hoặc chưa có thông tin công khai rõ ràng.
• Doanh nghiệp dùng link CTA dẫn đến kịch bản chatbot/group chat sẽ không được Zalo hỗ trợ.
• Nội dung trong mẫu ZNS nếu nhắc đến app/kênh/phương thức thì cần có CTA dẫn đến app/kênh/phương thức tương ứng. Không sử dụng link điều hướng đến các trang khác không liên quan.

Vi phạm chính sách chung của Zalo

Nội dung có dấu hiệu vi phạm chính sách của Zalo nói chung và ZNS nói riêng sẽ khiến thông báo ZNS không được duyệt. Chẳng hạn như:

• Nội dung có chứa các thông tin sai lệch, hư cấu, chưa có kiểm chứng.
• Nội dung nhạy cảm hoặc gây hoang mang dư luận.
• Nội dung mang tính gian lận, lừa đảo, vi phạm pháp luật.
• Nội dung spam nhằm mục đích làm phiền, câu kéo dụ dỗ, ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm người dùng.
• Nội dung kích động bạo lực, khủng bố, có tính chất ghê rợn hoặc gây ám ảnh.

Việc tuân thủ ngay từ đầu các quy định gửi và duyệt thông báo ZNS của Zalo sẽ giúp bạn vượt qua quá trình kiểm duyệt của Zalo một cách nhanh chóng và dễ dàng, tránh tình trạng bị từ chối, thậm chí bị khóa tài khoản nếu vi phạm nghiêm trọng hoặc trì hoãn, làm chậm tiến độ gửi tin.

Bên cạnh đó, một tin nhắn ZNS với nội dung phù hợp và chuyên nghiệp, sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng khách hàng mở và đọc tin nhắn, từ đó tăng hiệu quả tiếp cận và tương tác.